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Softphone: ¿Qué es y cuáles son sus características?

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En un mundo empresarial que avanza rápidamente hacia la digitalización, la comunicación efectiva y eficiente se ha convertido en un pilar fundamental. En esta era tecnológica, las empresas buscan soluciones flexibles y poderosas para conectar a sus equipos de trabajo y mejorar la productividad. Uno de estos avances es el "softphone", una innovación que está revolucionando la forma en que las organizaciones gestionan sus comunicaciones.


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que es un softphone y para que sirve
octubre 05, 2023

Un Mundo Conectado a Tu Alcance: La Evolución del Softphone

Las empresas tienen dificultades para gestionar un gran volumen de llamadas diarias y al mismo tiempo mantener contentos a los clientes. En este artículo veremos qué es y cuáles son las características principales de un softphone y cómo las empresas pueden disfrutar de la libertad de VoIP sin hardware y brindar el mejor servicio, esté donde esté.

¿Qué es un Softphone?

Un softphone es una aplicación de software que permite realizar llamadas de voz y video a través de una conexión a Internet en lugar de las redes tradicionales de telefonía. Se ejecuta en dispositivos como computadoras, tablets y smartphones, transformando estos dispositivos en potentes herramientas de comunicación empresarial. Además de las llamadas de voz y video, los softphones suelen ofrecer una amplia gama de funciones como mensajería instantánea, conferencias web, compartición de pantalla y mucho más.

El líder del equipo de Producto en WIN EMpresas, Carlos Manrique, nos comenta:

“Esta herramienta digital cuenta con todas las funcionalidades y beneficios de un teléfono fijo, contando además con muchas características para ahorrar tiempo para una alta productividad. También, son más flexibles en cuanto a su configuración, ajustes y uso. Y la mayoría de los sistemas de telefonía VoIP (voz sobre protocolo de internet) son más rentables tanto a corto, mediano y largo plazo. ¡Es la mejor opción para digitalizar tu empresa!”.

Cómo funciona un Softphone

A diferencia de un teléfono físico, que requiere hardware dedicado, un softphone se ejecuta en un ordenador, tableta o smartphone, utilizando el hardware existente para manejar las funciones de llamada. Aquí hay una descripción general de cómo funciona:

Componentes Básicos

componentes de un softphone

Funcionamiento

  • Configuración: Primero, el usuario debe configurar el softphone con los detalles de su cuenta VoIP, que incluyen un nombre de usuario, una contraseña y la dirección del servidor VoIP.
  • Inicio de Sesión: Una vez configurado, se registra en el servidor VoIP para estar disponible para llamadas entrantes y salientes.
  • Señalización: Cuando se realiza o recibe una llamada, utiliza protocolos de señalización como SIP (Protocolo de Inicio de Sesión) para establecer la conexión entre las partes.
  • Codificación y Decodificación: El audio capturado por el micrófono se codifica en paquetes de datos empleando códecs de audio. Estos paquetes se envían a través de Internet al destinatario, donde se decodifican y se reproducen a través del altavoz.
  • Transmisión de Medios: Los paquetes de datos de audio (y a veces de video) se transmiten usando el protocolo RTP (Protocolo de Transporte en Tiempo Real).
  • Terminación de la llamada: Cuando una de las partes decide finalizar la llamada, se envían mensajes de señalización para cerrar la sesión y liberar los recursos empleados.
  • Características Adicionales: Muchos softphones ofrecen características adicionales como mensajería instantánea, transferencia de archivos, y videoconferencia.

Características de un Softphone

Mensajería instantánea para empresas: Le da a tu equipo otra forma de colaborar internamente de manera gratuita. Un mensaje rápido es menos invasivo que una llamada telefónica y el chat grupal puede ser ideal para sesiones de lluvia de ideas.

Además, contar con esta función le permite separar la comunicación profesional de los mensajes personales, evitando cometer el mismo error que la mayoría de empresas al utilizar aplicaciones como WhatsApp para comunicación interna.

Información de la disponibilidad de los miembros de equipo: Incluye íconos de presencia que indican si los compañeros de trabajo están disponibles, en una llamada, ocupados o fuera de línea; gracias a estos indicadores, los trabajadores pueden saber cuándo y cómo contactar mejor con otros miembros de su equipo.

Videoconferencias: El Softphone para celular te permite realizar llamadas de conferencia desde cualquier lugar a través de tu teléfono móvil y reunir a personal de ventas, técnicos o clientes para una reunión urgente en torno a uno o varios proyectos.

Uso compartido de archivos: Te permite compartir documentos, imágenes o cualquier tipo de archivos a través de cuadros de chat, agilizando la colaboración en equipo.

Llamadas con suma facilidad: Los softphone para celular, sirven como un centro de colaboración móvil donde tu equipo se comunica y trabaja en conjunto.

Ventajas de los Softphones para tu empresa

Existen varias ventajas primordiales cuando hablamos de softphones. A continuación, las detallamos:

Reducción de costos: Una inversión rentable y segura. Vive la experiencia de una productividad en línea, basada en la nube, y evita costosas instalaciones o maniobras que hagan tu trabajo menos dinámico.

Movilidad y flexibilidad: Permite hacer y recibir llamadas en tu equipo interno sin importar la ubicación geográfica. Solo descarga la aplicación en el celular, tablet y/o notebook y trabaja desde cualquier lugar.

Integración con Herramientas Empresariales: Los softphones se integran fácilmente con las aplicaciones y sistemas empresariales existentes, como sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), calendarios y herramientas de colaboración. Esto permite una gestión más eficaz de las comunicaciones y mejora la productividad de los empleados.

Escalabilidad: Con un softphone, las empresas pueden ampliar o reducir fácilmente el número de líneas telefónicas según sus necesidades sin tener que instalar nuevas líneas físicas. Esta escalabilidad les brinda la flexibilidad para adaptarse a los cambios en la demanda empresarial.

Mejor Experiencia del Cliente: El uso de softphones puede optimizar la atención al cliente al permitir interacciones más rápidas y personalizadas. Los agentes pueden acceder a información relevante del cliente durante las llamadas, lo que lleva a una experiencia del cliente más satisfactoria.

Privacidad: Es posible responder llamadas de trabajo desde tu dispositivo móvil y mantener separados tus contactos personales y tu información, ya que cualquier llamada que realizada desde la aplicación mostrará tu número comercial, no tu número personal.

Eficiencia: La interfaz de usuario ofrece muchos accesos directos y mejoras para los usuarios, como transferencias de llamadas mediante arrastrar y soltar, correos de voz visuales, configuración de correo de voz a correo electrónico y notificaciones de llamadas entrantes. Esto hace que tus comunicaciones comerciales sean rápidas y sencillas de administrar.

Eleva la conectividad de tu empresa

Este software tiene la capacidad de funcionar 100% en la nube, lo que trae consigo una accesibilidad total al usuario desde cualquier parte del mundo con conexión a internet.

Este singular atributo facilita que tu empresa pueda lograr una dinámica de trabajo en remoto o teletrabajo mucho más eficaz, rápida y sencilla, haciendo uso de las aplicaciones de llamadas de escritorio y móvil basadas en la nube como estructura.

En WIN Empresas contamos con nuestro servicio de Central Telefónica Virtual desde nuestra nube privada que incluye una solución de Softphone nativa, la cual brinda ventajas competitivas a tu fuerza de trabajo como:

  • Capacidad de llevar el número de la empresa a donde quiera que vaya.
  • Protocolos de seguridad.
  • Módulos de autenticación.
  • Seguridad de perímetro.
  • Controles de sesiones.
  • Políticas de identificación y otros features.

Solicita una demo con uno de nuestros expertos en Telefonía Corporativa & UUCC y encontremos juntos las soluciones más adecuadas para llevar a tu empresa al siguiente paso de la evolución digital.

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