La actual necesidad de las empresas para ser ágiles, eficientes y rentables está impulsando la adopción de tecnologías de virtualización en el ámbito de las comunicaciones, como son las centrales telefónicas virtuales o Hosted PBX.
Esta solución ha revolucionado la forma en que las organizaciones gestionan sus comunicaciones telefónicas, permitiendo acceder a mayores capacidades de telefonía IP sin invertir en hardware.
En este artículo, explicaremos qué es una central virtual, cómo funciona y los múltiples beneficios que ofrece a las empresas modernas.
¿Qué es una central virtual?
Una central virtual, Hosted PBX o centralita en la nube, es un sistema telefónico basado en tecnologías cloud y VoIP (voz por IP) que permite gestionar las comunicaciones de una empresa sin necesidad de infraestructura física.
A diferencia de las centrales telefónicas tradicionales (on-premise), las centrales virtuales operan desde una nube privada o pública a través de internet, ofreciendo flexibilidad y escalabilidad.
¿Para qué sirve una central virtual?
Con una central virtual, las empresas pueden acceder a funcionalidades como:
- Creación de extensiones: Cada colaborador de la empresa podrá contar con un único número de extensión o anexo permitiendo la comunicación directa y sin costo dentro de la compañía.
- Organización de extensiones por departamentos: Las extensiones pueden agruparse por departamentos, mejorando la estructura organizativa y la eficiencia en la comunicación interna.
- Numeración telefónica múltiple: La central virtual puede manejar varios números de teléfono principales o cabeceras, permitiendo que diferentes áreas de la empresa sean accesibles mediante números específicos.
- Numeración de otras provincias y países: Posibilidad de asignar números de diferentes provincias, lo que facilita la expansión y la presencia en los diferentes pescados nacionales.
- Llamadas simultáneas: Capacidad para manejar concurrencia de llamadas, asegurando la continuidad en las comunicaciones durante picos de actividad.
- Creación de horarios de atención telefónica: Configuración de horarios específicos de atención telefónica, gestionando automáticamente las llamadas fuera del horario laboral.
- Mensajes de bienvenida: Personalización de mensajes de bienvenida para las llamadas entrantes, proporcionando una experiencia más profesional y acogedora para los clientes.
- Música de espera: Integración de música de espera mientras las llamadas son transferidas o cuando los clientes están esperando ser atendidos, mejorando la percepción del servicio.
- Transferencia de llamadas: Facilidad para transferir llamadas entre extensiones o a teléfonos externos, mejorando la eficiencia en la gestión de llamadas.
¿Cómo funciona una central virtual?
Las centrales virtuales se encargan de la conmutación de las comunicaciones de los anexos para el tráfico hacia la PSTN y para el tráfico interno lo que permite realizar llamadas entre extensiones sin costo alguno. Estas extensiones pueden distribuirse en una o múltiples ubicaciones del usuario, facilitando la comunicación interna sin importar la distancia física.
Además, las extensiones pueden realizar llamadas externas con tarifas muy competitivas debido al uso de la tecnología VOIP. Cada central virtual puede tener uno o varios números de teléfono para ser accesible desde los demás operadores y los usuarios pueden portar sus números hacia este servicio.
7 Beneficios de una central virtual
Las centrales virtuales se han convertido en una herramienta esencial para las empresas modernas debido a sus numerosas ventajas en comparación con las centrales telefónicas tradicionales. A continuación, profundizamos en los siete beneficios más destacados:
1. Reducción de costos
Una central virtual elimina la necesidad de una costosa infraestructura física inicial y mantenimiento asociado, permitiendo ahorros significativos. Además, al ser una solución que emplea “voz por Internet o VoIP", es posible ahorrar en las facturas mensuales asociadas a gastos fijos en telefonía.
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2. Flexibilidad y escalabilidad
Las centrales virtuales permiten a las empresas ajustar dinámicamente sus necesidades de comunicación según el crecimiento o cambios de la organización. Es posible añadir o eliminar líneas y extensiones rápidamente, lo que facilita la expansión sin necesidad de invertir en nuevo hardware.
Nuestra Central Virtual WIN permite crecer según la necesidad de crecimiento de la empresa ya sean terminales IP o Softphones.
3. Movilidad
Con una central virtual, los colaboradores pueden trabajar desde lugares con acceso a internet. Esto es especialmente útil en entornos de trabajo remoto, permitiendo a los empleados trabajar de manera efectiva desde ubicaciones remotas.
4. Funcionalidades avanzadas
Las centrales virtuales ofrecen una variedad de características que no están disponibles en las centrales tradicionales. Estas incluyen IVRs autogestionados, Contact Center, grabación de llamadas y más. Estas herramientas tienen el objetivo de mejorar la eficiencia operativa y la experiencia del cliente.
5. Alta estabilidad y seguridad
Las centrales virtuales proporcionan una estabilidad robusta y seguridad mejorada. La seguridad se refuerza mediante características avanzadas como la encriptación de los paquetes de voz mediante TLS y SRTP, ofreciendo una mejor protección contra amenazas cibernéticas.
6. Integración con otros sistemas
Una central virtual se puede integrar fácilmente con otros sistemas empresariales como CRM y herramientas de colaboración. Con ello las empresas logran mejorar la eficiencia operativa y la gestión de información, lo que resulta en una experiencia más fluida para el usuario y el cliente.
7. Integración de sedes
Las empresas con oficinas en distintas ubicaciones geográficas pueden gestionar todas sus comunicaciones desde una única central virtual, facilitando la comunicación y colaboración entre diferentes sedes.
Ventajas frente a las centrales telefónicas on-premise
Las centrales virtuales ofrecen ventajas frentea las soluciones on-premise en varios aspectos clave:
- Menor gasto en inversión: Sin necesidad de inversión en infraestructura física, los costos iniciales y operativos son considerablemente menores.
- Fácil adaptabilidad: A diferencia de las soluciones on-premise, las centrales virtuales permiten una fácil ampliación sin necesidad de equipamiento adicional.
- Movilidad y accesibilidad: Los empleados pueden trabajar desde cualquier ubicación con acceso a internet, mejorando la productividad y la flexibilidad laboral.
- Mantenimiento simplificado: La gestión y el mantenimiento se realizan de forma remota por el proveedor del servicio, reduciendo la necesidad de personal técnico en las instalaciones.
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Como hemos visto hasta este momento, una Central Virtual aporta grandes beneficios y ventajas a las empresas que decidan adoptar este tipo de tecnología.
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