El Outsourcing IT (subcontratación de servicios tecnológicos) ha obtenido mucha relevancia para las empresas en los últimos años. Según Deloitte en el reporte global de Servicios Compartidos y de Outsourcing cerca del 65% de empresas incluye la subcontratación o tercerización en sus modelos de entrega.

Esta cifra nos indica que el outsourcing es una oportunidad para cualquier organización, brindando beneficios y ventajas competitivas muy necesarias en un mundo cada vez más acelerado por el impacto de las nuevas tecnologías.

En este artículo veremos más a profundidad de qué trata la subcontratación de servicios TI, cuales son sus beneficios, ventajas y buenas prácticas.

¿Qué es el Outsourcing IT?

El Outsourcing IT, o subcontratación de servicios de tecnologías de la información, se refiere a la práctica de externalizar ciertas tareas o servicios de TI a una empresa externa, en lugar de gestionarlas internamente. 

Esta estrategia permite a las organizaciones acceder a recursos especializados, reducir costos, mejorar la eficiencia y enfocarse en su núcleo de negocio mientras delegan en proveedores externos la gestión de aspectos específicos de la tecnología de la información.

Beneficios al contratar Outsourcing de TI 

El Outsourcing IT puede abarcar una amplia gama de servicios, desde el desarrollo de software, la gestión de infraestructuras y redes, el soporte técnico y mantenimiento, hasta la seguridad informática y la gestión de datos. 

Aquí detallamos algunos de los principales usos y beneficios del outsourcing IT:

1. Acceso a expertise y tecnología avanzada

La posibilidad de tener acceso a expertos con un amplio conocimiento especializado y tecnologías avanzadas sin la necesidad de desarrollar internamente esas capacidades, hace del outsourcing IT una opción muy ventajosa para la agilidad empresarial.

2. Reducción de Costos

Ofrece una forma de disminuir costos operativos y de capital al eliminar la necesidad de invertir en infraestructura TI y en la contratación y capacitación de personal especializado. Transforma costos fijos (CAPEX) en costos (OPEX), ofreciendo ahorros significativos.

3. Enfoque en el core business

Al externalizar las funciones de TI, las organizaciones pueden concentrarse en sus competencias centrales, dejando la gestión de la tecnología de la información en manos de expertos.

4. Mejora de la eficiencia y la productividad

Los proveedores de servicios de outsourcing IT tienen la experiencia, las herramientas y los procesos para ejecutar tareas de TI de manera más eficiente, lo que puede resultar en una mejora de la productividad y calidad del servicio.

5. Flexibilidad y escalabilidad

El outsourcing TI proporciona a las empresas la capacidad de escalar sus operaciones de TI hacia arriba o hacia abajo rápidamente en respuesta a las cambiantes necesidades del negocio, sin incurrir en los costos o retrasos asociados con la expansión o reducción de un departamento de TI interno.

6. Gestión de riesgos y continuidad operativa

Mejora la gestión de riesgos y la recuperación ante desastres a través de protocolos establecidos y experiencia específica, asegurando la continuidad del negocio incluso en situaciones adversas.

7. Innovación

Facilita la innovación al proporcionar acceso a nuevas tecnologías y metodologías que pueden no estar disponibles internamente, permitiendo a las empresas adoptar soluciones de vanguardia sin grandes inversiones previas.

8. Mejora de la competitividad

Al permitir que las empresas se adapten rápidamente a las tendencias tecnológicas y reduzcan sus costos, el outsourcing IT mejora su posición competitiva en el mercado.

¿Qué ventajas obtiene una empresa con el Outsourcing IT?

El outsourcing de IT (Tecnologías de la Información) ofrece una serie de ventajas para las empresas que optan por externalizar esta área de su operación. Estas ventajas se alinean con objetivos tanto estratégicos como operativos, permitiendo a las empresas enfocarse su negocio mientras aprovechan la experiencia y la tecnología de proveedores especializados. A continuación, se detallan algunas de las principales ventajas:

1. Acceso a recursos humanos e innovación tecnológica

Las empresas especializadas en outsourcing de IT están comprometidas con la actualización constante en el ámbito de las tecnologías emergentes, abarcando tanto la implementación de hardware y software de última generación como la inversión en la formación continua de su equipo para satisfacer eficazmente las demandas de los clientes. 

Esto se traduce en que las compañías que contratan este tipo de servicios pueden acceder a estos recursos avanzados sin la necesidad de realizar inversiones directas en capacitación o actualizaciones tecnológicas.

2. Efectividad financiera

La subcontratación de servicios de TI optimiza la efectividad financiera de las empresas al minimizar los gastos relacionados con la operación de un departamento de TI propio, tales como salarios, beneficios para empleados, infraestructura y programas de capacitación.

Adicionalmente, gracias a las modalidades de pago flexibles que ofrece el outsourcing, las empresas tienen la ventaja de abonar exclusivamente por los servicios específicos que requieren, ajustando el gasto a sus necesidades reales.

3. Enfoque en lo que realmente importa

Muchas empresas a veces no son conscientes de todo el tiempo y recursos que deben invertir en TI, sin embargo, al externalizar la mayoría de procesos y funciones relacionados, pueden concentrarse en su actividad principal sin distracciones, potenciando así su competitividad y eficiencia operativa.

4. Mayor capacidad de maniobra

Al tercerizar los servicios de TI las empresas obtienen un poco más de flexibilidad, permitiendo escalar los servicios arriba o abajo según sus necesidades operativas. Esto es especialmente útil para manejar la variabilidad de la demanda o para apoyar el crecimiento de la empresa.

5. Mejora de la eficiencia y rendimiento del servicio

Los proveedores de outsourcing de TI se esfuerzan por ofrecer servicios de alta calidad para mantener relaciones a largo plazo con sus clientes. Esto a menudo se traduce en mejoras continuas en la eficiencia y el rendimiento del servicio.

Buenas prácticas para la contratación de servicios de outsourcing TI

Para garantizar el éxito y la seguridad en la subcontratación de TI, es fundamental adoptar prácticas bien establecidas. Aquí tienes algunas prácticas campeonas para la subcontratación de servicios de tecnología de la información:

Definir objetivos y expectativas claras

Antes de buscar un proveedor, es esencial tener una comprensión clara de los objetivos de negocio que se buscan alcanzar a través de la subcontratación y las expectativas específicas del servicio.

Selección cuidadosa del proveedor

Realizar una evaluación exhaustiva de los posibles proveedores, considerando su experiencia, reputación, solvencia financiera, y capacidad para cumplir con los requisitos específicos. Las referencias y estudios de caso pueden ser de gran ayuda.

Acuerdos de nivel de servicio (SLAs) detallados

Establecer SLAs claros y detallados que incluyan métricas de rendimiento, tiempos de respuesta, y estándares de calidad, asegurando que las expectativas de ambas partes estén alineadas y sean medibles.

Gestión de riesgos y cumplimiento

Identificar y evaluar los riesgos asociados con la subcontratación de TI, incluyendo aspectos de seguridad y privacidad de datos. Asegurarse de que el proveedor cumpla con las regulaciones y estándares de la industria pertinentes.

Colaboración y comunicación efectiva

Mantener una comunicación abierta y regular con el proveedor para garantizar que todos los aspectos del servicio estén alineados con las necesidades del negocio. Esto incluye la gestión de cambios, resolución de problemas y planificación estratégica.

Monitoreo y evaluación del desempeño

Implementar sistemas para el monitoreo continuo y la evaluación del rendimiento del proveedor en relación con los SLAs. Esto permite realizar ajustes proactivos y garantizar la entrega de valor a lo largo del tiempo.

Enfoque en la seguridad y la privacidad

Establecer protocolos de seguridad claros y verificar que el proveedor los cumpla para proteger la información confidencial y los activos de TI de la empresa.

Planificación de la transición y la salida

Desarrollar un plan de transición para el inicio del contrato y un plan de salida para su terminación, asegurando que la transferencia de servicios sea suave y que no haya pérdida de conocimiento o interrupción del negocio.

Innovación y mejora continua

Buscar proveedores que ofrezcan no solo mantenimiento, sino también innovación y mejora continua en los servicios proporcionados, añadiendo valor al negocio.

Partnership a largo plazo

Tratar la relación de subcontratación como un partnership a largo plazo, donde ambas partes trabajan hacia objetivos comunes y comparten riesgos y recompensas.

Implementar estas prácticas puede ayudar a maximizar los beneficios de la subcontratación de TI, mitigar riesgos potenciales y fomentar una relación sólida y productiva entre la empresa y su proveedor de servicios de TI.

Win Empresas: Outsourcing TI confiable y seguro

Como ya hemos visto durante todo este artículo, el outsourcing TI es una estrategia empresarial valiosa que ofrece numerosos beneficios y ventajas competitivas para las organizaciones que buscan optimizar sus costos.

Sobre todo en la actualidad, donde las empresas están comprendiendo que no todo los servicios y aplicaciones deberían estar en la nube sino en su infraestructura física. Este fenómeno es llamado "CloudExit", donde grandes organizaciones como Hey y Basecamp han comenzado a "repatriar" muchas de sus aplicaciones y servicios de vuelta a la infraestructura propia para optimizar costos y ahorrar millones de dólares, sin embargo, esta estrategia requiere de otro tipo de inversiones como el capital humano para gestionar infraestructura física de manera eficiente.

Aquí es donde un partner especializado como Win Empresas puede brindarte un enfoque de alta calidad con servicios gestionados por expertos certificados, acompañados por los líderes tecnológicos en el cuadrante de Gartner, con el que podrás contar para evolucionar digitalmente y enfocarte en el “core” de tu negocio para crecer, mientras nuestro equipo se encarga de la gestión, operación, administración y mantenimiento de tu infraestructura y aplicaciones.

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